Ein Archiv ist eine geordnete Sammlung von Aufzeichnungen und zugleich der Ort, an dem diese Unterlagen dauerhaft oder langfristig aufbewahrt werden. Archive bestehen aus Dokumenten, die im Laufe des Lebens einer Person, einer Institution oder einer Organisation entstanden sind. Im Gegensatz zu Büchern und anderen Veröffentlichungen handelt es sich bei Archivgut oft um unveröffentlichte Materialien. Diese können auf unterschiedlichsten Medien vorliegen – von Papier und Pergament über Fotos, Karten und Tonbänder bis hin zu digitalen Dateien. Archive werden nicht nur von Privatpersonen geführt, sondern auch von großen Institutionen wie Unternehmen oder Regierungen. Im Unterschied zu Bibliotheken bewahren Archive in der Regel einmalige, authentische Originale und sammeln weniger Werke, die in vielen Exemplaren vorhanden sind.

Arten von Archiven

  • Staats- und kommunale Archive: Bewahren amtliche Unterlagen, Gesetzesdokumente, Akten und historische Bestände zur Verwaltungsgeschichte.
  • Unternehmensarchive: Dokumentieren die Geschichte von Unternehmen, Geschäftsakten, Plänen und Produktdaten.
  • Kirchen- und Vereinsarchive: Enthalten Tauf-, Heirats- und Sterberegister, Protokolle und Mitgliedsunterlagen.
  • Privat- und Familienarchive: Briefe, Tagebücher, Fotos und persönliche Dokumente.
  • Forschungs- und Hochschularchive: Archivieren Forschungsergebnisse, Forschungsdaten und universitäre Akten.
  • Digitale Archive / Webarchive: Spezifisch für digitale Sammlungen, Websites, E‑Mails und Forschungsdaten.

Wesentliche Aufgaben eines Archivs

  • Sammeln und Übernahme: Identifikation und Erwerb relevanter Unterlagen aus Behörden, Firmen oder privaten Nachlässen.
  • Bewertung (Appraisal): Festlegen, welche Unterlagen dauerhaft aufbewahrt werden und welche vernichtet werden können.
  • Erhaltung und Konservierung: Schutz gegen Alterung, Schädlinge und Umwelteinflüsse; dazu gehören klimakontrollierte Lager, Restaurierungsmaßnahmen und digitale Langzeitarchivierung.
  • Ordnen und Erschließen: Systematische Erschließung nach Provenienz und Originalordnung; Erstellung von Findmitteln, Verzeichnissen und Katalogen.
  • Bereitstellung und Benutzung: Ermöglichen von Einsicht, Recherche und Nutzung durch Forschende, Behörden oder die Öffentlichkeit unter Berücksichtigung von Schutzfristen.
  • Digitalisierung und Metadatenpflege: Digitalisierung analoger Bestände, Vergabe standardisierter Metadaten und Sicherstellung der digitalen Integrität (z. B. Checksummen, Migration).
  • Beratung und Vermittlung: Unterstützung bei Provenienzforschung, Urheber- und Datenschutzfragen sowie Öffentlichkeitsarbeit und Bildungsangebote.

Grundprinzipien der Archivarbeit

  • Provenienzprinzip: Archive bewahren die Herkunft der Unterlagen (wer hat die Dokumente geschaffen) und halten diese Gruppen getrennt, um Zusammenhänge zu erhalten.
  • Erhalt der Originalordnung: Die vormals bestehende Ordnung innerhalb einer Überlieferung bleibt möglichst erhalten, weil sie Informationen über Arbeitsprozesse und Beziehungen liefert.
  • Authentizität und Integrität: Maßnahmen, die sicherstellen, dass Dokumente echt und unverändert sind.

Archivgut und Medienvielfalt

Archivunterlagen können sehr verschieden sein: Akten, Verträge, Protokolle, Briefe, Fotos, Karten, Pläne, Ton‑ und Videoaufnahmen sowie digitale Daten. Für die Langzeitaufbewahrung digitaler Objekte sind zusätzliche Maßnahmen nötig, z. B. Formatmigration, Emulation oder Speicherung in zertifizierten digitalen Repositorien.

Archivwissenschaft und Archivare

Die Archivwissenschaft beschäftigt sich mit den theoretischen und praktischen Grundlagen der Archivierung: Sammlungspolitik, Bewertung, Erschließungsstandards und Konservierung. Menschen, die in Archiven arbeiten, werden Archivar oder Archivarin genannt. Ihre Aufgaben umfassen fachliche Beurteilung von Beständen, Pflege von Findmitteln, Restaurierung, Digitalisierung und Nutzungsbetreuung.

Standards und Technologien

Archivare nutzen internationale und nationale Standards für Erschließung und Austausch von Metadaten (z. B. ISAD(G), ISAAR(CPF), EAD, Dublin Core) sowie Modelle für digitale Langzeitarchivierung wie das OAIS-Referenzmodell. Technische Werkzeuge reichen von Datenbanken und Digitalisierungssoftware bis zu Langzeitspeichersystemen mit Prüfsummen und Replikation.

Zugang, Rechte und Schutzfristen

Archive müssen die Balance zwischen Zugänglichkeit und Schutz von Persönlichkeitsrechten, Betriebsgeheimnissen oder sicherheitsrelevanten Informationen wahren. Viele Archive haben gesetzliche Regelungen zu Schutzfristen (z. B. Akten gesperrt für 30, 60 oder 100 Jahre). Zugangsregeln, Reproduktionen und Nutzungsrechte werden durch Archivgesetze, Datenschutz- und Urheberrechtsbestimmungen bestimmt.

Bedeutung von Archiven

  • Gedächtnis der Gesellschaft: Archive sichern das kulturelle Erbe, dokumentieren Geschichte und ermöglichen Forschung.
  • Rechenschaft und Transparenz: Sie machen Verwaltungshandeln, Entscheidungsprozesse und wirtschaftliche Entwicklungen nachprüfbar.
  • Identität und Bildung: Archive unterstützen Familienforschung, Lokalgeschichte und kulturelle Identitätsbildung.

Zusammenfassend sind Archive unverzichtbare Einrichtungen zur Bewahrung von Informationen und Belegen für Vergangenheit und Gegenwart. Sie folgen fachlichen Prinzipien und gesetzlichen Vorgaben, arbeiten mit modernen Technologien und bieten Forschung, Verwaltung und Öffentlichkeit Zugang zu einzigartigen Quellen.