Schriftstück

Verschiedene Arten von Dokumenten

• Prototypische Dokumente: Briefe, Memos, Rechtsformen, Gebrauchsanweisung
• Aufgezeichnete Dokumente: Zeitungen und Zeitschriften
• Bücher: Lehrbuch, Romane, Rezeptbücher, Enzyklopädie, Comic-Bücher
• Kanonische Dokumente: Die Bibel,Ilias und Odyssee,Veden, Ramayana, Mahabharata, Koran, Kodex des Hammurabi,Tao Te Ching
• Transaktionsdokumente: Scheck, Verträge, Verschreibung, Quittung, Formular (Dokument), Poststempel
• Funktionale Dokumente: PDF-Dateien, PostScript-Dateien, XML-Dateien, E-Mail
• Nicht-prototypische Dokumente: Post-it-Notizen, Glückskeksstreifen, Karten, Gemälde, Milchkartons, Getreideschachteln
• Nicht-klassische digitale Dokumente: Webseite, Weblog, Wiki
• Beispiele für Begrenzungen: Die vom Astronomen Carl Sagan entworfene Gedenktafel auf dem Raumschiff Pioneer 11, die Informationen verwendet, von denen angenommen wird, dass sie universell sind, ist ein extremes Beispiel für ein Dokument, das dazu bestimmt ist, mit Außerirdischen zu kommunizieren. Auf der anderen Seite würden die aufgezeichneten und gedruckten Signale des SETI-Projekts Dokumente darstellen, wenn entdeckt würde, dass sie außerirdische Kommunikation enthalten.

Alltäglicher Gebrauch

Was die meisten Menschen verstehen, wenn sie von einem Dokument sprechen, kann man an den Konnotationen und Bezeichnungen erkennen, die bei der Suche nach einem Dokument erscheinen. Aus diesen Verwendungen kann man die folgenden typischen Konnotationen ableiten:

• Schreiben, das Informationen liefert (insbesondere Informationen offizieller Art)
• Alles, was als Darstellung des Denkens einer Person durch symbolische Zeichen dient
• Eine schriftliche Bescheinigung des Eigentums oder der Verpflichtung
• Im Detail festzuhalten: "Die Eltern dokumentierten jeden Schritt der Entwicklung ihres Kindes".
• Eine digitale Datei in einem bestimmten Format
• Zur Unterstützung oder Bereitstellung von Referenzen; "Können Sie Ihre Ansprüche dokumentieren?
• Beglaubigung
• Ein Artefakt, das einem rechtlichen Begriff von Dokument zum Zwecke der Entdeckung in einem Rechtsstreit entspricht

Technologie zur Verwaltung des Dokumenten-Lebenszyklus

Die Technologie zur Verwaltung von Dokumenten hat sich mit den Dokumenten selbst entwickelt. Von besonderer Bedeutung sind Praktiken zur Erhaltung, Archivierung, Vernichtung und Verwaltung von Dokumenten. Diese werden zusammen als "Dokumenten-Lebenszyklus" bezeichnet.

• Physische Konservierung: Dokumente sowohl in traditioneller physischer Form als auch in digitaler physischer Form, wie z.B. magnetische Medien, müssen physisch konserviert werden. Dieser Aspekt der Dokumentenverwaltung befasst sich mit Fragen wie der Alterung von Papier (die Innovation von säurefreiem Papier ist ein Fortschritt in der Konservierung) und der Veralterung von magnetischen Medien.

• Lagerung: Dieser Aspekt umfasst die Verwaltung knapper Ressourcen wie Regal- und Festplattenplatz und damit verbundene Technologien wie die optimale Raumnutzung. Moderne Bibliotheken wie die University of Nevada und die University of Michigan verwenden oft komplexe platzsparende Technologien wie robotergestützte Retrievalsysteme für Stapel und bewegliche Bücherregale. Im digitalen Bereich kann die gesamte Disziplin der Komprimierungstechnologien als mit der Speicherung von Dokumenten befasst angesehen werden.

• Kulturelle Bewahrung: Diese Funktion, die traditionell den Bibliothekaren zugeschrieben wird, umfasst die Auswahl, Anordnung und Aufbewahrung von Dokumenten an sicheren Orten. Die Bedeutung dieses Teils der Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten lässt sich an den Auswirkungen historischer Ereignisse wie dem Brand der Bibliothek von Alexandria ablesen. Heute hat sich die Bibliotheks- und Informationswissenschaft zu einer wichtigen akademischen Disziplin entwickelt.

• Bibliometrie: Dieser Aspekt der Dokumentenverwaltung umfasst Funktionen zur Indexierung, zur Erstellung von Statistiken und Taxonomien sowie zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit großer Dokumentsammlungen. Die moderne Geschichte dieser Verwaltungstechnologie geht auf Melvil Dewey und das Dewey-Dezimalsystem zurück. Heute befasst sich die Wissenschaft der Bibliometrie weitgehend mit der Verwaltung der Auswirkungen elektronischer Technologien. Dieser Aspekt muss sich auch mit ISBN-Nummern, Daten der Library of Congress und anderen Standards befassen.

• Verwaltung digitaler Inhalte: Die explosionsartige Zunahme digitaler Inhalte hat zu Technologien zur Verwaltung großer Sammlungen digitaler Informationen geführt, die von Organisationen erstellt wurden. Solche Systeme müssen Zugangskontrollen und -berechtigungen, mehrere elektronische Formate, Schnittstellen mit Druckinfrastrukturen verwalten und kollaborative Arbeitsabläufe rund um die Dokumente ermöglichen.

• Digital-Physikalisches Interaktionsmanagement: Solange sowohl Papier- als auch digitale Dokumente weiterhin einen Wert haben, werden die modernen Management-Technologien zur Verwaltung ihrer Interaktion fortbestehen. Der Schlüssel zu diesem Management ist die Verwaltung des groß angelegten und systematischen Scannens von physischen Dokumenten (wie das Google-Projekt zum Scannen von Büchern).

• Vernichtung: Angesichts der gestiegenen Kosten durch Identitätsdiebstahl, Unternehmensskandale und Datenschutzbedenken ist die Vernichtung sowohl von Papier- als auch von elektronischen Dokumenten immer wichtiger geworden. Technologien wie Aktenvernichter spielen eine Rolle, ebenso wie nachprüfbare Verfahren zur Vernichtung elektronischer Dokumente, um die Einhaltung von Datenschutzgesetzen zu gewährleisten.

• Sicherheit: Shannons Informationstheorie hat zu einer ganzen Disziplin geführt, die sich mit der Sicherheit von Dokumenten und damit verbundenen Technologien wie der Verschlüsselung sowie mit mehr physischen Sicherheitsmerkmalen wie Wasserzeichen und der Fälschungssicherheit von Währungsdokumenten befasst.

• Transport: Das gesamte Postsystem wie auch moderne Kuriersysteme beruhen weitgehend auf der Notwendigkeit, Dokumente physisch von einem Ort zum anderen zu transportieren.

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